Документ взят из кэша поисковой машины. Адрес оригинального документа : http://www.bks-mgu.ru/freeware/docs/kub.doc Дата изменения: Mon Apr 19 00:00:00 2004 Дата индексирования: Mon Oct 1 19:46:17 2012 Кодировка: koi8-r

Автоматизированная подсистема
«Книгообеспеченность
учебного процесса».


Общие сведения.


Функциональные возможности системы.

Подсистема «Книгообеспеченность» разработана для автоматизации и учета
книгообеспеченности учебного процесса ВУЗов. Она отличается удобством и
простотой эксплуатации, обладает большой информационной насыщенностью,
поэтому, может широко используется в учебном процессе преподавателями и
студентами вуза.
Подсистема позволяет осуществлять ввод, хранение, коррекцию и
получение информации по обеспечению литературой учебного процесса.
Подсистема многофункциональна и с ее помощью решаются вопросы,
связанные с управлением фонда библиотеки в процессе его комплектования и
использования.
Подсистема функционально состоит из трех основных баз данных:
. Каталог книг учебного фонда.
. Дисциплины. Список читаемых в институте учебных дисциплин, с
указанием кафедры, на которой они читаются, даты визирования
информации, ответственного за книгообеспеченность на кафедре.
. Учебные группы. Список названий всех групп (потоков) института с
количеством обучающихся в них студентов по каждой группе,
информация о специальностях и специализациях, семестрах и
факультетах.
Программа книгообеспеченности позволяет связывать между собой книги и
дисциплины, а также дисциплины и группы.


Данные о дисциплинах, кафедрах, учебных группах, специальностях
вводятся в подсистему в ручном режиме. Учебники берутся из программы
«Библиотека» версий 4 или 5.
Учебники привязываются к дисциплинам на основе календарных планов,
получаемых из Учебного управления ВУЗа. На основании приказа ректора
календарные планы кафедр визируются в библиотеке каждый семестр с целью
заведения их в подсистему (дисциплины с перечнем литературы, рекомендуемой
для изучения по группам). В результате выдаются сводки по комплектованию
студенческих групп, информация о необеспеченных дисциплинах, статистика и
т.д.


Инструкция по эксплуатации.


Дисциплины.

Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Дисциплины». На экран выйдет
окно обработки базы дисциплин.





В список выбранных записей выходят поля базы данных дисциплин
введенные ранее и отобранные оператором системы. Список служит для
просмотра информации. Список сортируется при нажатии мышкой на заголовок
любого поля.
При выборе строки списка, данные переносятся в поля редактирования,
где запись может быть изменена и после этого сохранена в базе данных.
Для облегчения работы оператора системы служат кнопки вызова словарей
(список всех значений введенных в поле базы данных) и окошко запрета
очистки полей редактирования.

Ввод новой дисциплины

Нажмите кнопку новой записи. Поля ввода очистятся. Введите дисциплину
и все относящиеся к ней данные. Нажмите кнопку сохранения. Запись
сохранится в базе данных. Для массового ввода записей с повторяющейся
информацией, в каком либо поле, воспользуйтесь окошком запрета очистки
полей редактирования. Поставьте там галочку, и тогда поле редактирования не
очистится после нажатия кнопки очистки полей ввода.

Поиск дисциплины.

Нажмите кнопку очистки полей ввода. Поля ввода очистятся. Введите
название дисциплины или другое поисковое условие в соответствующее поле
ввода. Можно воспользоваться словарями через кнопки «.». Нажмите кнопку
поиска. Список в нижней части окна заполнится найденными записями.

Коррекция или удаление дисциплины.

Выберите дисциплину в списке найденных дисциплин. При этом поля ввода
и коррекции заполнятся данными этой дисциплины. Для удаления выбранной
дисциплины нажмите кнопку стирания.
Для коррекции выбранной дисциплины измените информацию в полях
коррекции и нажмите кнопку коррекции.

Откат коррекции.

Для отмены последней сделанной коррекции нажмите кнопку отмены.

Распечатка выбранных дисциплин.

Найдите дисциплины и нажмите кнопку распечатки.

Группы.

Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Группы». На экран выйдет окно
обработки базы групп.




В список выбранных записей выходят поля базы данных групп введенные
ранее и отобранные оператором системы. Список служит для просмотра
информации. Список сортируется при нажатии мышкой на заголовок любого поля.
При выборе строки списка, данные переносятся в поля редактирования,
где запись может быть изменена и после этого сохранена в базе данных.
Для облегчения работы оператора системы служат кнопки вызова словарей
(список всех значений введенных в поле базы данных) и окошко запрета
очистки полей редактирования.


Ввод новой группы

Нажмите кнопку новой записи. Поля ввода очистятся. Введите группу и
все относящиеся к ней данные. Нажмите кнопку сохранения. Запись сохранится
в базе данных. Для массового ввода записей с повторяющейся информацией, в
каком либо поле, воспользуйтесь окошком запрета очистки полей
редактирования. Поставьте там галочку, и тогда поле редактирования не
очистится после нажатия кнопки очистки полей ввода.

Поиск группы.

Нажмите кнопку очистки полей ввода. Поля ввода очистятся. Введите
название группы или другое поисковое условие в соответствующее поле ввода.
Можно воспользоваться словарями через кнопки «.». Нажмите кнопку поиска.
Список в нижней части окна заполнится найденными записями.

Коррекция или удаление группы.

Выберите группу в списке найденных групп. При этом поля ввода и
коррекции заполнятся данными этой строки. Для удаления выбранной группы
нажмите кнопку стирания.
Для коррекции выбранной группы измените информацию в полях коррекции и
нажмите кнопку коррекции.

Откат коррекции.

Для отмены последней сделанной коррекции нажмите кнопку отмены.

Распечатка выбранных групп.

Найдите группы и нажмите кнопку распечатки.

Установка связей групп, дисциплин, книг.

Выберите пункт меню «Обеспеченность» -> «Обеспеченность». На экран
выйдет окно книгообеспеченности.





Окно служит для связки ранее введенных групп с дисциплинами и
дисциплин с книгами. Желтый список предназначен для выбора дисциплин,
голубой для выбора групп, розовый для книг. При выборе записи в одном из
этих трех списков, в белом списке появляются связанные с этой строкой
записи из других двух списков, и высчитывается книгообеспеченность по
осеннему и весеннему семестру.

Поиск групп, дисциплин, книг.

. С помощью словарей. Нажмите кнопку словаря «.» у поискового поля.
Возможные варианты поиска: по кафедре, дисциплине, по названию
группы, по автору и заглавию книги. В открывшемся словаре выберите
искомую запись.
. Вводом в поисковые поля. Наберите поисковые условия в поля
«кафедра», «дисциплина», «группа», «автор», «заглавие» и нажмите
кнопку «Enter» на клавиатуре.
. Вывод всех записей. Нажмите кнопку «В» у соответствующего списка.
Список заполнится всеми записями из базы. Нажмите на заголовок поля
в списке, по которому хотите искать запись. Поля сортируются, и Вы
можете пролистать список до искомой записи. В список книг выходят
только книги, привязанные к дисциплинам.

Связка групп с дисциплинами и дисциплин с книгами.

Найдите пару записей, которые Вы хотите связать между собой.
Перетащите мышкой одну на другую.

В нашем примере выведена на экран дисциплина «Физика защиты» на первой
кафедре которую надо привязать к книге «Анализ хозяйственной деятельности.»
Фудиной А. Мышкой перетаскиваем строку из желтого поля в розовое (или
наоборот из розового в желтое). Нажмите кнопку «Да» на запрос подтверждения
связки. Две записи свяжутся, и после этого при выборе одной из них в белом
поле появляется другая.


Аналогично связываются группы и дисциплины.
Вместо перетаскивания записи можно воспользоваться следующим способом.
Выберите, как и ранее, две связываемые записи в разных списках. Нажмите
правой кнопкой на одной из этих записей. В выпадающем меню нажмите на
строку «Связать с дисциплиной» (группой, книгой). На запрос подтверждения
связки нажмите кнопку «да».

Разрыв связей.

Для разрыва какой либо связи, перетащите ее мышкой на корзину в правом
верхнем углу экрана.
Другой способ разрыва связок. Нажмите правую кнопку мышки на записи,
которую Вы хотите освободить. В выпадающем меню нажмите на строку «снять
связки». На запрос разрыва связи нажмите кнопку «Да».


Администратор.

Выберите пункт меню «Разное» - «Администратор». На экран выйдет окно
работы с каталогом литературы.

Назначение различных элементов окна:
. Закладка «Каталоги» - в данной версии не задействована.
. Закладка «Словари» - позволяет редактировать содержимое словарей
системы: список специальностей, список специализаций и т.д.
. Закладка «Реквизиты» - позволяет настраивать реквизиты организации
и параметры работы программы.
. Закладка «Данные» - в данной версии не задействована.
. Закладка "Пользователи" - в данной версии не задействована.

Работа со словарями.

Выберите вторую страницу «словари» окна администратора.

Выберите из списка в правом верхнем углу словарь который вы хотите
редактировать. В списке слева вы увидите все его записи.
Для добавления новой записи в словарь введите код и расшифровку кода в
поля ввода. Нажмите кнопку «добавить». Набранная информация из полей ввода
перейдет в список.
Для изменения информации в словаре выберите в списке изменяемую
строку. Информация строки выйдет в поле редактирования. Измените код или
расшифровку. Нажмите кнопку «изменить». Данные в списке изменятся.
Для удаления строки из словаря выберите в списке удаляемую строку.
Информация строки выйдет в поле редактирования. Нажмите кнопку «удалить».
Строка исчезнет из списка.

Настройка системы.

Выберите третью страницу «реквизиты» окна администратора. Здесь Вы
можете изменить реквизиты своей организации. Реквизиты в данной версии не
используются.
Введите код абонемента учебной литературы, тот который Вы используете
для обозначения мест хранения учебной литературы в программе ведения
каталогов. Только по этому коду программа вычисляет книгообеспеченность, по
нему выдаются выходные формы.
В поле «Путь к файлам каталога» введите полный путь к каталогу
программы «Библиотека 4(5)». Например c:\ec5_00\ec5_base\book\.
После всех сделанных изменений нажмите кнопку «Сохранить». Информация
сохранится в базе данных.

Выходные формы.


Перечень выходных форм.

Подсистема книгообеспеченности позволяет создавать выходные формы по
введенной информации.
Предусмотрено 11 стандартных форм:
1. Количество студентов на текущий семестр с указанием группы.
2. Список дисциплин текущего семестра с указанием кафедр.
3. Список дисциплин, читаемых на ___ курсе, группе, факультете.
4. Список новых дисциплин за ___ семестр.
5. Список литературы имеющейся в фонде в недостаточном количестве по
кафедре.
6. Список литературы на ___ семестр для ___ кафедры.
7. Список литературы для студентов группы ___ .
8. Список литературы для сдачи по окончании ___ семестра.
9. Какая литература рекомендуется по каждой дисциплине (с указанием
основной и дополнительной).
10. Сведения об издании.
11. Список литературы по специальности.
Кроме этих стандартных форм вы можете создавать и другие сводки. Окно
формирования сводок отключено в демо версии программы.

Инструкция по выходным формам.


Количество студентов на текущий семестр с указанием группы.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном ниже,
появятся названия весеннего или осеннего семестров, коды
факультетов.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний семестр»
или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Количество студентов». На экран выйдет
окно с выходной формой.


Список дисциплин текущего семестра с указанием кафедр.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном ниже,
появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды факультетов.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний семестр»
или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Список дисциплин, читаемых на ___ курсе, группе, факультете.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «семестр, факультет» или список «группы». В списке
появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды факультетов
или названия групп.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
группы, курса, факультета. Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Список новых дисциплин за ___ семестр.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном ниже,
появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды факультетов.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний семестр»
или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего цвета.
. Отметить галочкой поле «только новые дисциплины».
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список дисциплин». На экран выйдет окно
с выходной формой.

Список литературы имеющейся в фонде в недостаточном количестве по кафедре.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «кафедры». В списке, расположенном ниже, появятся
названия кафедр.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
кафедры. Выбранное поле станет синего цвета.
. В блоке «пропорция», в поля «студенты» и «книги», введите числа,
отношение которых друг к другу равно коэффициенту использования
литературы.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Книгообеспеченность». На экран выйдет
окно с выходной формой.


Список литературы на ___ семестр для ___ кафедры.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «кафедры». В списке, расположенном ниже, появятся
названия кафедр.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
кафедры. Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой в квадратике рядом с названием нужного семестра. В
квадратике должна появиться галочка.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Список литературы для студентов группы ___ .

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «группы». В списке, расположенном ниже, появятся
групп.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
группы. Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Список литературы для сдачи по окончании ___ семестра.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «семестр, факультет». В списке, расположенном ниже,
появятся названия весеннего и осеннего семестров, коды факультетов.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано «весенний семестр»
или «осенний семестр». Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Литература для сдачи». На экран выйдет
окно с выходной формой.


Какая литература рекомендуется по каждой дисциплине (с указанием основной и
дополнительной).

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «дисциплины». В списке, расположенном ниже, появятся
названия дисциплин.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
дисциплины. Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой в квадратике рядом со строкой «для сотрудников». В
квадратике должна появиться галочка.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Сведения об издании.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Обеспеченность». Выйдет окно
«Книгообеспеченность».
. Найти издание. Для этого введите фамилию автора или заглавие
издания в поля «автор» или «заглавие» соответственно. В поле книг
выйдут все найденные книги.
. Щелкнуть правой кнопкой мышки на нужном издании в таблице книг или
таблице связки книг-дисциплин. В раскрывающемся списке выбрать
пункт «карточка». На экран выйдет окно с выходной формой.


Список литературы по специальности.

. Выбрать пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». Выйдет окно
«Выходные формы».
. Выбрать список «специальности». В списке, расположенном ниже,
появятся названия специальностей.
. Щелкнуть мышкой на строке в списке где написано название нужной
специальности. Выбранное поле станет синего цвета.
. Щелкнуть мышкой на кнопке «Список литературы». На экран выйдет окно
с выходной формой.


Окно формирования выходных форм.

Выберите пункт меню «Обеспеченность» - «Сводки». На экран выйдет окно
формирования выходных форм.

В левом верхнем углу окна панель выбора источника, для которого
необходимо выдать сводку. Так предусмотрены сводки для одной/нескольких
кафедр, дисциплин, групп, специальностей, семестров, факультетов.
Выбрав например группы, вы увидите в списке под панелью выбора
названия всех введенных групп. Выберите группу и нажмите на одну из кнопок
вывода формы с правой стороны от списка. Готовая сводка выводится в
текстовом виде во внешнюю программу просмотра которую Вы выбираете кнопкой
«вывод в». Возможен вывод информации в WordPad, Word, OutLook, WebBrowser.
В редакторе вы можете отформатировать полученный текст, распечатать его,
переслать по электронной почте и т.д.
Для получения сводки для нескольких групп (дисциплин, кафедр, .),
удерживая нажатой клавишу 'CTRL' на клавиатуре отметьте мышкой названия
нужных групп. Все выбранные группы выделяются синим цветом. Затем
отпускаете клавишу 'CTRL' и щелкаете мышкой на кнопке нужной сводки.
Можно ограничить диапазон запроса одним или несколькими семестрами.
Для этого в правом верхнем углу окна выберите запрашиваемый, весенний или
осенний, семестр и отметьте номер семестра в нем.
Для быстрого поиска необходимой записи в списке источников сводок,
существует поле "поиск". Введите в него первые символы искомой записи и
программа найдет в списке первое, наиболее подходящее название.
Теперь о генерируемых сводках.
Кнопкой "список литературы" формируется форма в которой выводятся
библиографические описания литературы закрепленной за указанным источником.
Дополнительно указывается кафедра и дисциплина за которыми закреплено
издание, тип литературы - основная или дополнительная. Если вы отметили
поле "для сотрудников", то дополнительно будет выведена информация об
учебных группах за которыми закреплена литература и обеспеченность каждого
издания.
Кнопкой "книгообеспеченность" формируется форма в которой выводятся
издания обеспеченность которых задается вручную в полях "пропорция".
Введите отношение «студенты» : «книги». Например если в поле «студенты»
поставить 4, а в поле «книги» поставить 1, то в форме будут выбраны книги
обеспеченность которых меньше 0,25. То есть туда попадут издания на каждый
экземпляр которого претендуют 4, 5, 6 и более студентов.
Если задать число студентов в пропорции меньше числа книг, то вы
получите список излишков литературы.
Кроме библиографического описания в форме «книгообеспеченность»
указывается количество книг и численность закрепленных за ними студентов,
кафедра и дисциплина где они используются.
Кнопкой «информация о дисциплинах» формируется форма, в которой
выводятся дисциплины для заданного источника, необеспеченные дисциплины с
указанием факультетов и групп их изучающих, дисциплины содержащие
малообеспеченные издания с указанием библиографического описания,
количества экземпляров и численности закрепленных за ними студентов.
Кнопкой «список дисциплин» формируется форма, в которой выводятся
названия дисциплины для выбранного источника с указанием кафедры, на
которой они читаются. Если отметить поле «только новые дисциплины»,
выводятся дисциплины, которые отмечены как новые.
Кнопкой «необеспеченные дисциплины» формируется форма, в которой
выводятся дисциплины, не привязанные к литературе и дисциплины, привязанной
литературы для которых, нет на учебном абонементе. В сводке указываются
кафедры, на которых читаются выбранные дисциплины, и привязанные к ним
группы.
Кнопкой «дисциплины без книг» формируется форма, в которой выводится
список дисциплин без учебников.
Кнопкой «литература для сдачи» формируется форма, в которой выводятся
карточки книг, которые необходимо вернуть после окончания изучения
дисциплины.
Кнопкой «количество студентов» формируется форма, в которой выводятся
группы сгруппированные по семестрам и факультетам с указанием количества
студентов.
Кнопкой «список специальностей» формируется форма, в которой выводятся
коды и названия специальностей, связанных с запрошенным источником.

-----------------------
Поля редактирования

Словарь для полей редактирования

Запрет очистки полей редактирования

дисциплины и кафедры

группы

книги

Список выбранных записей

Кнопки управления

Запрет очистки полей редактирования

Поля редактирования

Словарь для полей редактирования

Кнопки редактирования

Список выбранных записей

Список дисциплин

Список привязанных групп

Список привязанных книг и дисциплин

Вычисленная обеспеченность

Список групп

Список книг

Места хранения и количество книги

Поисковые поля